L’Event Storming : l’atelier indispensable pour structurer votre projet digital.
Dans le cadre de la création d’une solution digitale, une compréhension profonde des besoins des utilisateurs et des process métiers est indispensable pour garantir le succès du projet. Trop souvent, les équipes techniques et les parties prenantes métiers avancent avec des visions fragmentées ou des priorités mal alignées, ce qui peut entraîner des incompréhensions, des retards et des fonctionnalités inadaptées. C’est ici qu’intervient l’event storming, une méthode innovante et efficace pour résoudre ces problèmes.
L’Event Storming est un atelier très visuel et participatif, conçu pour permettre à toutes les parties prenantes – des experts métiers aux développeurs – de collaborer et de co-construire une vision unifiée du processus à digitaliser. Cette méthode favorise non seulement l’alignement des objectifs, mais elle permet aussi de révéler des opportunités d’optimisation et des points de blocage qui pourraient autrement passer inaperçus. En intégrant l’ensemble des parties prenantes dès le début, l’event storming garantit que la solution digitale sera à la fois fonctionnelle, intuitive et parfaitement adaptée aux besoins réels du projet.
Qu'est ce que l'Event Storming ?
L’event storming est une technique de modélisation orientée événement. Cette méthode permet à une équipe projet (technique et métier) de co-construire une solution en visualisant tous les événements importants qui jalonnent un processus métier. L’objectif est d’identifier les étapes critiques et de créer une compréhension commune.
Exemple : Lors de la création d’une application mobile pour un service client, l’event storming permettrait d’identifier toutes les interactions clés : du moment où un client fait une demande, jusqu’à la résolution de celle-ci.
Les étapes d'un atelier
Identification et organisation des événements :
L’équipe, à l’aide de post-its ou d’outils digitaux, identifie tous les événements importants du process métier. Les événements sont écrits sous la forme d’une phrase simple décrivant une action (ex. : « Demande client reçue »).
Une fois les événements listés, ils sont organisés dans l’ordre chronologique. Cela permet d’avoir une vision claire du flux des actions et des points critiques.Identification des acteurs et des systèmes :
On introduit ensuite les différents acteurs (utilisateurs, systèmes) qui interagissent avec chaque événement, ainsi que les systèmes existants ou à développer pour automatiser certaines étapes.Détection des problèmes et des opportunités :
Cet atelier est aussi l’occasion de relever des obstacles potentiels, des incohérences, points de frictions ou des inefficacités dans les processus actuels. C’est à ce stade que les idées de solutions digitales commencent à émerger.
Cas d'usage concret : L'Event Storming pour la digitalisation d'un service de livraison
Prenons l’exemple d’une entreprise de livraison locale qui souhaite moderniser son service via une application mobile. Avant de commencer à développer son application, nous organisons pour l’équipe projet un atelier event storming avec les responsables du projet, mais aussi les livreurs qui sont confrontés aux réalités du terrain et l’équipe de développement de l’application chez Idéine.
Étape 1 : Identification des événements
Ils identifient les événements clés, comme la commande d’un client, l’assignation d’un livreur, la notification de départ, et la livraison finale. Chaque événement est noté avec des post-its sur un tableau.Étape 2 : Organisation des événements
Ces événements sont ensuite organisés en séquence, révélant certains goulets d’étranglement dans le processus, comme des retards de notification ou des problèmes de disponibilité des livreurs.Étape 3 : Identification des acteurs et systèmes
L’atelier permet de clarifier les rôles de chaque acteur : le client, le livreur, le responsable des commandes, ainsi que les systèmes comme le CRM ou l’interface de gestion des commandes.Étape 4 : Opportunités et solutions
L’équipe identifie des opportunités d’amélioration, comme l’automatisation des notifications de départ ou l’intégration d’un algorithme d’optimisation des tournées.
En seulement quelques heures, l’entreprise a une vision claire des améliorations possibles de son process, ce qui accélère la phase de développement et garantit que la solution sera bien alignée avec les besoins réels.
Les avantages de l'Event Storming
Collaboratif et inclusif
Il fait participer toutes les parties prenantes, qu’elles soient techniques ou métiers. Chacun contribue à sa manière, apportant une vision globale et évitant les malentendus.
Rapide et visuel
Contrairement à d’autres méthodes, l’event storming est rapide à mettre en place et très visuel, facilitant la compréhension immédiate des problèmes et des solutions.
Idéal pour le prototypage
À la fin de l’atelier, vous obtenez une maquette de ce à quoi la solution digitale pourrait ressembler, avec une cartographie claire des interactions et des flux à gérer.
Les conseils pour un atelier réussi
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Bien choisir les participants
La réussite d’un atelier d’Event Storming repose largement sur la diversité et la complémentarité des participants. Il est important d’inviter des personnes issues de différents horizons, notamment les utilisateurs finaux qui connaissent bien les besoins réels, les experts métiers qui maîtrisent les processus internes, et les développeurs, qui auront la charge de traduire ces besoins en solutions techniques. Chaque groupe apporte une perspective unique qui enrichit l’atelier, permettant d’identifier à la fois les opportunités et les éventuels obstacles dès les premières étapes du projet. Cette diversité garantit que toutes les parties prenantes sont alignées sur les objectifs et que la solution envisagée répondra à des attentes concrètes. -
Utiliser les bons outils
Bien que les méthodes traditionnelles, comme les post-its et les tableaux blancs, soient encore largement utilisées lors des ateliers d’event storming, il peut être judicieux d’adopter des outils digitaux, surtout dans le cadre de collaborations à distance. Des plateformes comme Miro ou Mural offrent une expérience interactive qui permet de visualiser et d’organiser les événements en temps réel, même avec des équipes dispersées géographiquement. Ces outils facilitent également la sauvegarde et le partage des résultats de l’atelier, assurant que chaque idée et décision soit bien documentée et facilement accessible à tous. -
Désigner un facilitateur
Un atelier d’event storming peut rapidement devenir désorganisé, surtout lorsque de nombreuses idées sont échangées et que plusieurs participants interviennent en même temps. Pour éviter cela, il est essentiel de désigner un facilitateur expérimenté, capable de guider la discussion et de veiller à ce que chacun ait l’opportunité de s’exprimer de manière constructive. Ce facilitateur aura pour mission de structurer l’atelier, d’encadrer les échanges, et de recentrer les débats sur les objectifs à atteindre. Son rôle est également d’assurer que les idées soient bien comprises et d’éviter que le projet ne s’éparpille dans des directions non pertinentes. -
Désigner un scripte pour prendre des notes
À la fin de l’atelier, il sera essentiel de s’assurer que chaque point soulevé soit bien documenté. Pour cela, un scripte sera désigné afin de prendre des notes tout au long de la session. Ce rôle consiste à consigner de manière claire les idées, suggestions et problèmes identifiés, au delà de ce qui sera formalisé sur chaque post-it de façon à ce qu’ils puissent être exploités lors des phases suivantes du projet.
De plus, il est essentiel d’attribuer des actions concrètes à chaque membre de l’équipe, en précisant les délais et les responsabilités, pour garantir une continuité entre les discussions de l’atelier et la mise en œuvre du projet. Une documentation complète, enrichie par le scripte, et des plans d’action bien définis contribueront à maintenir l’élan du projet et à éviter tout malentendu ou oubli une fois l’atelier terminé.
Quand organiser ce type d'atelier ?
Si vous êtes en phase de réflexion pour créer une solution digitale ou une application, l’Event Storming est un excellent point de départ pour structurer vos idées. Cet atelier vous permet non seulement de clarifier les besoins, mais aussi d’explorer les attentes de tous les acteurs impliqués dans le projet. Il aide à identifier les interactions clés entre les utilisateurs et le système, les événements critiques qui déclenchent des actions, et les points d’amélioration qui pourraient autrement passer inaperçus.
En impliquant l’ensemble des parties prenantes dès le début, l’Event Storming favorise un alignement entre les équipes techniques, métiers et utilisateurs finaux. Cela évite les malentendus et réduit les risques d’erreurs ou de retours en arrière coûteux lors du développement. C’est aussi une méthode qui permet de détecter très tôt les obstacles potentiels, comme des processus inefficaces ou des limitations techniques, et d’envisager des solutions dès la phase de conception.
De plus, cet atelier vous donne une vision claire de l’architecture de votre solution avant même de commencer à coder, en vous permettant d’anticiper les besoins en termes de ressources et d’infrastructure. En définitive, l’event storming n’est pas simplement une étape préparatoire, mais une démarche essentielle pour garantir que votre solution digitale ou votre application réponde précisément aux attentes des utilisateurs tout en étant techniquement viable.